Podania, ogłoszenia, wnioski i inne pisma służbowe najczęściej wydają się proste, nieskomplikowane i bezproblemowe. Oczywiście tylko wtedy, gdy je czytamy. Problem pojawia się wtedy, gdy trzeba je samodzielnie napisać. Wtedy wiele osób ma pustkę w głowie i nie wie za bardzo, od czego zacząć. Każde służbowe pismo wymaga bowiem inne go podejścia i skupienia się na innych kwestiach.

W dzisiejszych czasach żyjemy niejako w kulturze słowa pisanego. Rozwój internetu, poczty elektronicznej czy komunikatorów w mediach społecznościowych sprawił, że codziennie kontaktujemy się z innymi osobami w formie pisemnej, często jednak nie zwracamy uwag na formę tej komunikacji. Krótko mówiąc – pisać umiemy, ale jedynie proste i nieformalne treści. Tworzenie urzędowych dokumentów jest już jednak problemowe. Po pierwsze, muszą być one napisane odpowiednim, specjalistycznym czy formalnym językiem. Nie można sobie w formalnych pismach pozwalać na kolokwialne zwroty, używane w języku potocznym. Po drugie – dokumenty urzędowe i formalne musza mieć także właściwą strukturę i budowę, o czym wiele osób zapomina.

Warto korzystać z gotowych wzorów

Jeśli chcemy napisać pismo służbowe lub podanie, warto najpierw przejrzeć zasoby firmy, w której pracujemy. Wiele przedsiębiorstw, szczególnie tych większych, posiada intranet, czyli wewnętrzną sieć, w której znajdują się najważniejsze informacje dotyczące firmy, które zdecydowanie ułatwiają komunikację pomiędzy pracownikami z poszczególnych działów. W intranecie można często znaleźć wzory najczęściej używanych w firmie pism, takich jak wniosek o urlop, podanie o zmianę formy pracy oraz wiele innych. Dzięki takim wzorom pism służbowych pracownik może mieć pewność, że wszystko będzie napisane zgodnie z wymogami. Takie pisma najczęściej już są prawie gotowe, wystarczy jedynie wpisać swoje podstawowe dane czy kluczowe informacje. Warto więc z nich korzystać, gdyż mogą znacznie ułatwić funkcjonowanie w firmie i zaoszczędzić czas.

Nie taki diabeł straszny, jak nam się wydaje

Podania i pisma służbowe możemy również znaleźć na wielu stronach branżowych w internecie. To dobre miejsce dla osób, które nie mają w firmie intranetu lub przepływ informacji jest dość kiepski. Dobrze jest więc wtedy przeczytać kilka artykułów na temat tworzenia pism służbowych, przyjrzeć się wzorom takich dokumentów, a następnie stworzyć własny wniosek czy podanie. Choć na początku wydaje się to dosyć trudne i skomplikowane, po napisaniu zwykle okazuje się, że nie było czego się bać. Podania i wnioski najczęściej zawierają dosłownie kilka zdań, nie powinny więc być problemem dla nikogo. Jeśli nie wiemy, jak napisać jakieś pismo, zawsze można znaleźć też fachowca, który tym się zajmuje i pomoże nam stworzyć dowolny dokument tak, aby spełniał on wszystkie wymogi formalne i był stworzony na odpowiednim poziomie.

Przeczytaj również artykuł jak poprawnie opracować podanie o przedłużenie umowy o pracę

Zobacz także:

Staż w biurze architektonicznym – ile powinien trwać?
Przechodzisz na emeryturę? Sprawdź jaka odprawa Ci przysługuje
Emerytura kontra niespodziewana utrata pracy – jak się ratować?