List motywacyjny ma na celu zaciekawić i zainteresować przyszłego pracodawcę. Ma udostępnić informacje o profesjonalizmie, kwalifikacjach, a także poniekąd o osobowości potencjalnego pracownika. Musi być on zatem tak sformułowany, by przekonał pracodawcę, by ten mógł zaprosić kandydata na spotkanie. List powinien wyjaśniać powód, dla którego chce się podjąć pracę w konkretnym charakterze czy branży, ma odpowiedzieć również na pytanie, dlaczego właśnie u tego pracodawcy czy w tej konkretnej firmie autor listu chce się zatrudnić. Warto pamiętać, że to jednak rozmowa kwalifikacyjna rozstrzyga kwestię zatrudnienia pracownika.

Wyróżnia się dwa rodzaje listów motywacyjnych:

1. List motywacyjny pisany w odpowiedzi na ogłoszenie, gdzie kandydat wówczas odpowiada na konkretną ofertę pracy, a w liście umieszcza informacje o tym skąd dowiedział się o ogłoszeniu. W takim liście motywacyjnym należy również zawrzeć informacje o posiadanym wykształceniu bądź doświadczeniach. Warto też zaakcentować swoje umiejętności oraz predyspozycje do wykonywania danego zawodu.

2. List motywacyjny pisany do firmy nieogłaszającej oferty pracy. W takiej sytuacji na początku należy wyjaśnić skąd wzięło się zainteresowanie daną firmą, przekazać swoją wiedzę na jej temat oraz wskazać dział i stanowisko, które chce się objąć. W tego typu liście motywacyjnym należy także przekazać informacje o przebytym doświadczeniu oraz swoich umiejętnościach zawodowych, które są potrzebne do wykonywania danego zawodu.

Przejrzystość, zwięzłość tekstu

List motywacyjny przede wszystkim powinien być przejrzysty i zwięzły, pisany czcionką, którą się dobrze czyta. Styl, forma, ortografia i wartość merytoryczna jest niezwykle ważna, gdyż wszelkie błędy świadczą o przyszłym pracowniku. Tekst nie powinien przekraczać strony formatu A4 i najlepiej by był on napisany na komputerze, gdyż ręcznie pisany może być trudniejszy w odczytaniu. Chyba, że pracodawca zażyczy sobie inaczej. Ważne jest, by w liście pojawiła się nazwa oraz adres pracodawcy, a w szczególności numer referencyjny oraz nazwa stanowiska, na które składana jest aplikacja. Można także dodać informacje o tym, gdzie zostało znalezione ogłoszenie.

Klasyczny list motywacyjny posiada:

- Nagłówek, w którym należy wpisać imię i nazwisko, numer telefonu, adres e-mail. W tym miejscu może pojawić się też imię i nazwisko osoby, do której ma trafić list, jeśli tożsamość jest znana.

- Pierwszy akapit, w którym trzeba odpowiedzieć na pytania, w jakim celu jest pisany list oraz gdzie oferta została znaleziona. W tej części listu podaje się również numer referencyjny ogłoszenia.

- Drugi akapit. W nim należy wytłumaczyć adresatowi, dlaczego to właśnie osoba składająca aplikację nadaje się na konkretne stanowisko. W tym akapicie trzeba wspomnieć o swoich zaletach, ale trzeba też pamiętać, by informacje te nie były powielane w CV. W tej części listu powinny znaleźć się doświadczenia zawodowe oraz te zalety, które szczególnie będą odpowiadały danemu stanowisku pracy. Wszystkie te informacje przede wszystkim powinny być autentyczne.

- Trzeci akapit ma na celu wytłumaczenie motywacji do pracy w danej firmie. Najważniejsze są konkrety. Trzeba opisać skąd zainteresowanie branżą, dlaczego taki dział, itd. Warto także zawrzeć informacje o tym, jakie korzyści może uzyskać pracodawca, dzięki zatrudnieniu danego kandydata.

- W zakończeniu można napisać o chęci zaprezentowania się podczas rozmowy kwalifikacyjnej.

- Podpis pod treścią listu motywacyjnego jest także bardzo ważny. Zawsze powinien być odręczny.

- Do listu dołącza się także klauzulę o zgodzie na przetwarzanie danych osobowych dla celów rekrutacyjnych.

- Zamieszczenie zdjęcia nie zawsze jest wymogiem. W przypadku pełnienia funkcji reprezentacyjnej, przesłanie zdjęcia jest konieczne.

Nie przesadzajmy z oryginalnością

Potencjalni pracownicy często nie znając reguł, popełniają podstawowe błędy podczas pisania listu motywującego czy życiorysu. Zbytnia oryginalność często jest przesadna, a to nie w każdym przypadku jest dobrą opcją. Pracodawca, czy osoba rekrutująca wcale nie musi docenić pomysłowości i oryginalności kandydata. Może to nawet skutkować brakiem zaproszenia na dalszą rozmowę. Kreatywność czy oryginalność jest oczywiście wskazana, ale tylko w nielicznych zawodach. W pozostałych przypadkach najlepiej trzymać się reguł dotyczących treści i formy. Im więcej wartościowej treści, tym lepiej. Zdjęcia dołączone do listu i CV zwykle są zdjęciami legitymacyjnymi. Wszelkie inne nie zawsze są dobrym wyborem.

Ważne jest też, by w takich dokumentach adres mailowy miał odpowiednią i bardziej poważną formę. Do niej z pewnością nie należy kwiatuszek@buziaczek. pl. W adresie tym powinno znaleźć się nazwisko.

Wysłanie listu motywacyjnego do pracodawcy

Przed dostarczeniem aplikacji do ewentualnego pracodawcy, trzeba bardzo dokładnie przeczytać ogłoszenie i dostosować się do jego poleceń. Gdyż nie zastosowanie się, może skutkować nawet odrzuceniem kandydatury.

Zapisany plik, a dokładniej jego tytuł, który jest widoczny dla rekrutera po jego otrzymaniu, powinien być również odpowiednio nazwany. Najlepiej, gdy jest to imię i nazwisko oraz nazwa dokumentu: imię. nazwisko. cv. doc.

W treści wiadomości e-mail powinna być zachowana forma grzecznościowa. Można również dodać informacje o tym, gdzie znaleziono ofertę pracy oraz powiadomić, iż wymagane dokumenty umieszczone są w załączniku. Po sformułowaniu wiadomości, trzeba pamiętać o swoim podpisie.

Sprawdź również jakie najczęściej popełniamy błędy pisząc CV. Ten drugi dokument również warto załączyć wysyłając list motywacyjny do pracodawcy.