Przedsiębiorca decydujący się na wynajem biura wirtualnego staje przed trudnym wyborem. Ofert jest bardzo dużo, biuro takie można wynająć w dowolnym mieście bez względu na miejsce zamieszkania, pakiety usług są zbliżone. Czego zatem szukać i co wybrać?
Adres do rejestracji firmy i niewiele więcej
Freelancerom pracującym samotnie w domu, a chcącym chronić prywatny adres, nie potrzeba wiele. Wystarczy adres do rejestracji firmy plus ewentualnie odbieranie i skanowanie korespondencji. Kto pozyskuje klientów wyłącznie on-line i nigdy nie kontaktuje się z nimi osobiście (tak często pracują graficy, informatycy, webdesignerzy, copywriterzy, redaktorzy i korektorzy), nie musi zwracać uwagi na lokalizację biura ani to, czy jego operator dysponuje wygodnymi pokojami biurowymi i salami konferencyjnymi na krótkotrwały wynajem.
Jeżeli obsługa korespondencji jest istotna, a ponadto nie można wykluczyć, że na firmowy adres będą od czasu do czasu przychodzić paczki, lepiej jest wynająć wirtualne biuro we własnym lub pobliskim mieście. O ile bowiem oryginały pism i listów biuro wirtualne prześle pocztą w ramach wykupionego abonamentu, z paczkami może być już trudniej, a na pewno drożej. Dobrze jest wtedy mieć możliwość osobistego odebrania przesyłki pod firmowym adresem.
Mieszkańcy Warszawy i okolic mają np. do dyspozycji prestiżowe adresy biur wirtualnych w centrum stolicy. Można je zamawiać i wynajmować poprzez stronę http://www.omnioffice.pl/wirtualne-biuro/.
Abonament miesięczny czy za rok z góry
Kto zakłada jednoosobową firmę, ten najczęściej uważnie ogląda każdą złotówkę przed jej wydaniem. Wynajmując wirtualne biuro, powinien więc zwrócić uwagę na abonament. Wiele biur podaje cenę miesięczną, ale żąda jednorazowej opłaty za rok z góry. Niektóre godzą się na opłaty co miesiąc, ale pobierają kaucję. Opłata roczna z pewnością przekroczy tysiąc złotych plus VAT, a to na starcie małej firmy, niemającej jeszcze klientów, może być problemem. Lepiej więc poszukać dłużej, ale znaleźć wirtualne biuro, które nie żąda opłat innych niż miesięczne.
Coworking i sporadyczne spotkania z klientami
Bywa i tak, że przedsiębiorca przez większość czasu pracuje w domowym zaciszu albo dojeżdża do klientów, ale sporadycznie musi się z nimi lub współpracownikami spotkać. Może też chcieć korzystać z coworkingu, jeśli praca w domu mu nie służy. Wtedy dodatkowym kryterium wyboru jest zaplecze biurowe w firmie udostępniającej adres na biura wirtualne. Dobrze, jeśli można wynająć na dzień albo na godziny zarówno salę konferencyjną ze sprzętem audiowizualnym, kawą i herbatą, jak i pokoje biurowe. Warto też zwrócić uwagę na godziny, w jakich pomieszczenia są dostępne: dziś już nie wszyscy pracują od 9 do 17, nie brak i takich, którzy szczególnie aktywni są wieczorową i nocną porą. Dla nich korzystna będzie oferta biur dostępnych przez całą dobę.