W wielu firmach podróże pracowników są na porządku dziennym. Nic w tym dziwnego – służbowe wyjazdy często są konieczne dla zdobywania nowych klientów, kontrahentów czy utrzymywania dobrych relacji z partnerami biznesowymi. Firma mus natomiast dopilnować, by we właściwy sposób rozliczać służbowe wyjazdy – delegacje powinny się bowiem odbywać na koszt firm. Pracownik nie ma obowiązku ponosić kosztów związanych z wykonywaniem codziennej pracy.

Podróże służbowe pracowników zawsze wiążą się z kosztami. Przede wszystkim trzeba zapewnić pracownikowi odpowiedni środek transportu. Najczęściej są to samochody służbowe. Wszystkie związane z nimi wydatki leżą po stronie pracodawcy. Nawet, jeśli pracownik w czasie długiej trasy tankuje auto, powinny mu być te środki zwrócone.

Kolejnym sporym kosztem podczas podroży służbowych są noclegi. Najczęściej pracownicy nocują w hotelach czy pensjonatach znajdujących się w pobliżu celu podróży. Czasem jednak są to także domki nad jeziorem lub nawet wynajmowane mieszkania. Ta ostatnia opcja jest sprawdzona, jeśli pracownik w delegacji przebywa przez długi czas i nie opłaca się płacić za hotel. Każdy wydatek związany z wyjazdem musi być odpowiednio rozliczony. Dla pracodawcy są to wydatki związane z prowadzoną działalnością, może więc je sobie w dużym stopniu wrzucać w koszty firmowe, a co za tym idzie – obniżać konieczne do zapłacenia podatki. Oczywiście, trzeba tez wiedzieć, jak wszystko rozliczać zgodnie z obowiązującymi przepisami. Dobrze jest więc korzystać ze wsparcia profesjonalnego księgowego czy doradcy podatkowego, który pomoże we wszelkich zawiłościach.

Zaplanowana podróż może być dużo tańsza

Pracownicy, którzy dużo podróżują, powinni dbać o to, by planować swoje wyjazdy z dużym wyprzedzenie, Pracodawca zawsze powinien z wyprzedzeniem podać termin wyjazdu, a także zadbać o rezerwacje noclegów czy innych miejsc, z których pracownik będzie korzystał. Im lepiej będzie zaplanowana podróż i wcześniej wykonane wszystkie rezerwacje, tym wyjazd będzie tańszy. Planowanie na ostatnia chwilę nigdy nie jest dobrym pomysłem – wtedy najczęściej pojawia się wiele kosztów dodatkowych, które trzeba ponieść, aby wyjazd w ogóle doszedł do skutku. Jeśli natomiast wszystko będzie robione z wyprzedzeniem, można znaleźć dużo tańsze noclegi lub obciąć wiele dodatkowych kosztów. To szczególnie przydatne w przypadku niewielkich firm, które mają ograniczone budżety i zależy im na jak największym ograniczeniu kosztów, a jednocześnie nie ograniczaniu służbowych wyjazdów. Nadmierne cięcie kosztów nie jest dobrym pomysłem. Wyjazdy służbowe często są podstawą działania firmy i nie można ich ograniczać czy unikać, gdyż może się okazać, że nie będzie to korzystne z perspektywy funkcjonowania całej firmy.