Obowiązki przedsiębiorcy korzystającego z kasy fiskalnej – o czym trzeba pamiętać?
Kasa fiskalna to nie tylko urządzenie do rejestracji sprzedaży, ale także narzędzie podlegające ścisłym regulacjom prawnym. Każdy przedsiębiorca, który ewidencjonuje transakcje za jej pomocą, ma określone obowiązki wobec urzędu skarbowego. Ich niedopełnienie może skutkować sankcjami finansowymi. Warto więc wiedzieć, jakie zasady obowiązują użytkowników kas fiskalnych.
1. Rejestracja i fiskalizacja kasy
Pierwszym krokiem po zakupie kasy fiskalnej jest jej fiskalizacja, czyli uruchomienie pamięci fiskalnej przez uprawnionego serwisanta. Następnie urządzenie należy zgłosić do urzędu skarbowego w terminie 7 dni. Dzięki temu kasa zostaje wpisana do ewidencji i może być legalnie używana.
2. Wydawanie paragonu każdemu klientowi
Obowiązkiem sprzedawcy jest wystawienie i wydanie paragonu fiskalnego przy każdej transakcji sprzedaży na rzecz osoby fizycznej. Paragon stanowi dowód zakupu i musi zawierać wszystkie wymagane dane: nazwę towaru/usługi, cenę, datę i numer kasy. Brak wydania paragonu to jedno z najczęściej kontrolowanych przewinień.
3. Przechowywanie kopii dokumentów
W przypadku starszych kas obowiązkowe było przechowywanie papierowych kopii paragonów. Obecnie kasy fiskalne online zapisują dane elektronicznie i przesyłają je do Centralnego Repozytorium Kas (CRK). Niezależnie od formy, przedsiębiorca musi dbać o prawidłowe archiwizowanie dokumentów.
4. Raporty dobowe i miesięczne
Każdy użytkownik kasy ma obowiązek generowania raportów dobowych (po zakończeniu sprzedaży w danym dniu) oraz raportów miesięcznych (na koniec okresu rozliczeniowego). Raporty stanowią podstawę rozliczeń podatkowych i muszą być przechowywane przez określony przepisami czas.
5. Przeglądy techniczne
Kasy fiskalne muszą przechodzić przeglądy techniczne co dwa lata. Przegląd wykonuje autoryzowany serwisant, a jego brak może skutkować karą oraz utratą prawa do ulgi na zakup kasy.
6. Aktualizacja danych i obsługa serwisowa
W przypadku zmiany stawek VAT, adresu firmy czy innych istotnych danych przedsiębiorca musi zlecić ich aktualizację w kasie fiskalnej. Wszystkie czynności związane z obsługą serwisową powinny być wykonywane wyłącznie przez uprawnionych specjalistów.
Multicom – wsparcie dla przedsiębiorców
Dla wielu przedsiębiorców przepisy związane z kasami fiskalnymi są skomplikowane. Dlatego warto korzystać ze wsparcia profesjonalistów. Firma Multicom (https://multicom.com.pl/) oferuje nie tylko sprzedaż i fiskalizację kas, ale także pełne wsparcie serwisowe i doradcze, pomagając przedsiębiorcom bezpiecznie spełniać obowiązki podatkowe.
Podsumowanie
Korzystanie z kasy fiskalnej wiąże się z szeregiem obowiązków – od fiskalizacji i rejestracji, przez wydawanie paragonów, aż po raporty i przeglądy techniczne. Ich przestrzeganie jest niezbędne, aby uniknąć problemów w czasie kontroli i zapewnić zgodność z przepisami. Wsparcie profesjonalnego serwisu, takiego jak Multicom, ułatwia przedsiębiorcom wywiązywanie się z tych wymagań i gwarantuje sprawne działanie urządzeń.