Po pierwsze outsourcing płac i kadr

Nie od dziś wiadomo, że jak ktoś jest od wszystkiego to najczęściej jest od niczego. A zatem również i w przypadku prowadzenia działalności gospodarczej nie da się samodzielnie prowadzić księgowości, chodzić i wyjaśniać sprawy w urzędach czy też negocjować wszystkich elementów prawnych. Warto, więc przekazać te procesy firmie zewnętrznej. Takiej, która zorganizuje to wszystko. Jak to się odbywa? Zadaniem przedsiębiorcy pozostaje jedynie odnalezienie odpowiedniego podmiotu gdzie na rynku znajduje się ich bardzo wiele. Outsourcing, czyli przekazanie działań firmie zewnętrznej, która zajmie się naliczaniem wynagrodzeń w naszym przedsiębiorstwie, wszystkich zobowiązań z tego tytułu oraz będzie prowadzić niezbędną dokumentację. A wszystko na podstawie wykupionego abonamentu, który przedsiębiorca będzie płacił, co miesiąc, odliczy sobie od podatku dochodowego i VAT a także nie będzie ponosił kosztów składek zusowskich pracownika administracyjnego lub nawet całego działu kadrowego. Nie poniesie również kosztów niezbędnych do przygotowania odpowiedniego miejsca pracy dla działu kadr, miejsca na dokumentację i innych podobnych elementów. Warto, więc zainwestować w ten proces i cieszyć się z oszczędności. (więcej o kursach kadr i płac dowiesz się np. na stronie hrl.pl)

Leasing samochodów i maszyn

Kolejnym sposobem na oszczędności w biznesie jest leasing samochodów i innych maszyn. Jest to proces, w którym zobowiązujemy się do uiszczenia, co miesięcznej raty leasingowej a po za kończeniu okresu tego leasingu mamy możliwość wykupu samochodu. W tym czasie nie ponosimy jednak kosztów napraw samochodu lub jego ubezpieczenia. Interesuje nas jedynie paliwo. Koszty są, zatem znacznie mniejsze a w przypadku ewentualnych zdarzeń losowych będziemy jedynie partycypować w części kosztów związanych z naprawą a nie będziemy musieli ponieść ich całkowicie. Samochody leasingowe mają, bowiem wykupione odpowiednie ubezpieczenie auto casco, które pozwoli skutecznie uchronić przedsiębiorcę przed podobnymi kosztami. Podobna z resztą sytuacja ma miejsce w przypadku leasingu maszyn, kiedy to zasady funkcjonowania takiej działalności są bardzo podobne.

Automatyzacja procesów

Kolejnym w zasadzie najbardziej rozbudowanym procesem w firmie pozwalającym na uzyskanie odpowiednich oszczędności jest automatyzacja procesów. Odbywająca się najczęściej pod względem elektronicznym. Mianowicie dotychczas realizowane ręcznie procesy przenosi się do wersji elektronicznej. Najlepiej online dostępnej poprzez przeglądarkę internetową z każdego miejsca na ziemi. Dzięki temu nie tylko nie trzeba posiadać konkretnych zasobów komputerowych, ale również nie ma konieczności posiadania konkretnego pomieszczenia na dokumenty, kupować materiałów biurowych czy też prowadzić jakiekolwiek korespondencji tradycyjnej. Wszystko odbywa się drogą elektroniczną i jest tak samo formalne i wiążące jak miałoby to miejsce w formie tradycyjnej. Dodatkowo bardzo często do obsługi tego typu działań potrzeba znacznie mniej osób niż miałoby to miejsce w formie tradycyjnej.

Wszystkie wspomniane oszczędności w prosty sposób ukazują jak dzięki pomocy firm zewnętrznych uda się zaoszczędzić w biznesie odpowiednie środki finansowe. Są one bardzo ważne. Aczkolwiek nie najważniejsze. Bo tak samo ważny albo nawet bardziej jest czas, którego oszczędności są na wagę złota. Mianowicie dzięki zleceniu konkretnych prac innym firmom zewnętrznych a zatem dzięki przeprowadzonemu outsourcingowi ma się go znacznie więcej na bieżącą działalność i inwestycje. Firma jest, zatem w stanie uzyskiwać znacznie większe zyski albowiem wykona więcej swoich prac i zleceń, na które do tej pory brakowało czasu. Był on, bowiem przeznaczony na czynności administracyjne.

Czy fundusz socjalny musi być w każdej firmie?

Fundusz socjalny musi istnieć w przedsiębiorstwach ze sfery budżetowej, bez względu na ilość zatrudnionych pracowników. Pracodawcy, którzy zatrudniają, na dzień 1 stycznia danego roku kalendarzowego, co najmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty mają obowiązek, ale nie bezwzględny, utworzyć fundusz socjalny. W przypadku rezygnacji z jego tworzenia, pracodawca musi umieścić zapis w układzie zbiorowym pracy lub przypadku jego braku w regulaminie wynagradzania.
Jeżeli pracodawca chce zrezygnować z już istniejącego funduszu socjalnego musi wprowadzić odpowiedni zapis do układu zbiorowego pracy, a jeżeli nie jest objęty układem, to do regulaminu wynagradzania. Potrzebna jest wówczas zgoda związków zawodowych lub gdy takowych w danym przedsiębiorstwie nie ma, uzgodnienia z reprezentantem załogi.

W przypadku firm, które zatrudniają mniej niż 20 pełnych etatów, pracodawca może, ale nie musi tworzyć funduszu socjalnego. Musi on jednak poinformować swoich pracowników o jego braku.

Na co można przeznaczyć środki funduszu?

Środkami funduszu socjalnego dysponuje pracodawca, ale mogą być one przeznaczone tylko na finansowanie działalności socjalnej organizowanej na rzecz osób uprawnionych do otrzymywania tego rodzaju pomocy oraz dofinansowanie zakładowych obiektów socjalnych. Mogą one obejmować:
• Dofinansowanie do wypoczynku pracownika – zarówno wczasy krajowe jak i zagraniczne lub tzw. „wczasy pod gruszą”
• Dofinansowanie do wypoczynku dla dzieci – kolonie i obozy
• Działalność sportowa – z reguły karnet na basen, karnet do klubów sportowych
• Działalność kulturalna – dopłaty do biletów do kina, teatru, na koncert lub inne imprezy kulturalno-rozrywkowe
• Pożyczki na cele mieszkaniowe – kupno mieszkania, budowa lub kupno domu, remont domu lub mieszkania. Kwotę pożyczki na cele mieszkaniowe oraz jej oprocentowanie co roku ustala pracodawca w zależności od środków, którymi dysponuje fundusz
• Bony, talony bądź karty przedpłacone dla pracowników
• Paczki okolicznościowe dla dzieci
• Imprezy i wyjazdy integracyjne
• Zapomogi w wypadkach losowych – choroba pracownika, pożar mieszkania lub domu. Zapomoga taka może być bezzwrotna.
Niedopuszczalne jest, aby z funduszu socjalnego finansować: szkolenia lub inne formy edukowania pracowników, opiekę medyczną, dopłat do żywienia zbiorowego, dopłatydo przejazdów i dojazdów do pracy, kupno upominków i prezentów dla pracowników.

Czy wszystkim pracownikom przysługuje jednakowe dofinansowanie?

Głównym kryterium decydującym o wysokości dopłat z funduszu jest wysokość dochodu przypadającego na członka rodziny. Pod uwagę brany jest nie tylko dochód pracownika objętego funduszem, ale również jego współmałżonka. Świadczenia muszą być zróżnicowane, bowiem przyznawanie wszystkim uprawnionym świadczeń w jednakowej wysokości grozi pracodawcy grzywną. Zapis o wysokości przyznawanych świadczeń powinien znaleźć się w regulaminie Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. Najczęściej stosuje się procentową metodę różnicowania. Dla osób mających najcięższą sytuację materialną dofinansowanie może wynosić np. 40%, a dla tych w lepszej sytuacji np. 20 %.

Kto może korzystać z funduszu socjalnego?

Prawo do świadczeń z funduszu socjalnego mają:
• pracownicy zatrudnieni w pełnym i niepełnym wymiarze godzin oraz członkowie ich rodzin,
• pracownicy korzystający z urlopów wychowawczych,
• emeryci i renciści – byli pracownicy zakładu oraz członkowie ich rodzin,
• członkowie rodzin po zmarłych pracownikach i byłych pracownikach, jeżeli pozostawali na ich utrzymaniu,
• osoby, którym zakład przyznał prawo do korzystania ze świadczeń funduszu, np. pracownicy, którzy w danej chwili przebywają na urlopach bezpłatnych,
• pracownicy młodociani, z którymi zakład zawarł umowę o pracę w celu przygotowania zawodowego,
• osoby, z którymi pracodawca zawarł umowę o wykonywanie pracy nakładczej,
• osoby zatrudnione na podstawie umowy agencyjnej, wykonujący pracę nieprzerwanie co najmniej 30 dni.