W dniu 25 maja 2018 r. weszło w życie ogólne rozporządzenie o ochronie danych (rodo), co oznacza szereg nowych przepisów dotyczących gromadzenia, przechowywania i przetwarzania wszystkich rodzajów danych osobowych należących do obywateli UE. Oznacza to, że każda firma, która przechowuje dane obywateli UE, musi przestrzegać przepisów. Temat ten trafił na nagłówki gazet dzięki ogromnej liczbie wiadomości e-mail, które osoby prywatne otrzymały od firm, które musiały zaktualizować swoje listy mailingowe i uzyskać zgodę, a także dokonać przeglądu ochrony prywatności i ustawień plików cookie na stronach internetowych.

Należy jednak pamiętać, że rozporządzenie w sprawie krajowego rodo zostało wprowadzone w celu ułatwienia zarządzania przechowywaniem i przetwarzaniem wszelkiego rodzaju danych osobowych. Jednym z kluczowych czynników w przepisach dotyczących tej ustawy jest to, że firmy muszą stosować bardziej rygorystyczne podejście do naruszeń danych i bezpiecznego przechowywania informacji. Niewykonanie tej czynności może doprowadzić do ukarania firmy w wysokości:

• 20 milionów EURO

• 4 procent globalnych obrotów firmy

co jest w zależności od tego, która wartość jest większa. Nieuchronnie oznacza to, że firmy muszą koncentrować się na zapobieganiu kradzieży lub zagubieniu danych. Jednym z najważniejszych sposobów na to jest zrozumienie, jak i gdzie przechowywane są dane oraz w jaki sposób są one niszczone, gdyż ochrona dokumentów w świecie rodo jest absolutnym priorytetem. W tym miejscu przyjrzymy się niektórym rzeczom, które powinniście wiedzieć, aby upewnić się, że wasze podejście do niszczenia danych jest zgodne z zasadami rodo.

Nie pomijaj dokumentów fizycznych!

Jeśli jeszcze tego nie zrobiłeś, ważne jest, abyś opracował plan, który zapewni prawidłową obsługę, przechowywanie i niszczenie danych. Pierwszym krokiem w tym procesie jest przegląd całej operacji używania danych, aby w pełni zrozumieć, jak i gdzie przetwarzane są dane. Możesz założyć, że jest to proste, ale kiedy przejdziesz do szczegółów, okaże się, że ten proces jest o wiele bardziej złożony, niż sobie wyobrażałeś.

Po pierwsze, możesz założyć, że wszystkie przechowywane dane znajdują się na plikach na wewnętrznym serwerze. Jest jednak bardzo prawdopodobne, że istnieje również w wielu innych miejscach, w tym w prywatnych urządzeniach, które nie są podłączone do serwera (takich jak prywatne laptopy pracowników, tablety i telefony). Dane mogą być również drukowane i przechowywane w formie papierowej, bez rzeczywistego procesu bezpiecznego niszczenia takich danych, gdy nie są już potrzebne. Może to być ogromny problem zgodności z rodo, aczkolwiek meble metalowe takie jak te na https://www.wyposazeniegaudia.pl/ mogą zaradzić tej kwestii. W innym wypadku przejście z magazynu papierowego na chmurę może zająć nawet długie tygodnie.

Porada na temat bezpiecznego niszczenia dokumentów

W następnym kroku musisz stworzyć politykę niszczenia dokumentów papierowych i upewnić się, że jest ona całkowicie wyjaśniona pracownikom, a także podkreślać, dlaczego muszą ją przestrzegać i jak wielkie znaczenie ma w tym wszystkim ochrona danych. Można na przykład utworzyć plakat, umieścić go w różnych miejscach w miejscu pracy, wyjaśniający dokładnie, w jaki sposób, kiedy i dlaczego dokumenty muszą być wymagane i jak wykorzystać do tego biurowe meble metalowe. Więcej na ich temat przeczytasz tutaj: https://www.wyposazeniegaudia.pl/cat/szafy-metalowe/szafy-na-dokumenty-niejawne-klasa-a