Kampanie promocyjne są jednym z najczęściej wykorzystywanych sposobów na prezentację produktów/usług większemu gronu potencjalnych klientów. Przynoszą one spodziewane rezultaty, ale jednocześnie pociągają za sobą pewne koszty, które trzeba uwzględnić w księgach rachunkowych firmy. Pojawia się zatem pytanie, jak rozliczyć kampanie promocyjne w firmie?

Koszty reklamy, czyli co można rozliczyć?

Kampanie marketingowe niosą ze sobą koszty, które ponosi firma. Na szczęście koszty kampanii promocyjnej można rozliczyć w firmie. Jakie konkretnie koszty można odliczyć? Generalnie za koszt firmowy uznaje się wydatek poniesiony w celu osiągnięcia zysków, a także zabezpieczenia lub zachowania jego źródła. Działania promocyjne zazwyczaj spełniają te kryteria, więc jeśli koszty reklamy związane są z prowadzeniem działalności gospodarczej, to przedsiębiorca może je bez większych obaw rozliczyć. Do takich wydatków zalicza się między innymi:
reklamę zewnętrzną w postaci bannerów, billboardów czy plakatów,
zaprojektowanie firmowego logo,
zaprojektowanie i druk materiałów reklamowych lub informacyjnych
promocję w prasie
promocję w Internecie – np. pozycjonowanie, kampanie AdWords,
spoty telewizyjne i radiowe,
udział w targach branżowych.
Co więcej, w koszty można wrzucić także działania, które mają bezpośredni związek z budowaniem wizerunku, jak np. kampanie społecznościowe. Oczywiście, aby móc rozliczyć poniesione wydatki, koniecznie jest właściwe udokumentowaniem. Może temu posłużyć faktura lub innym dokument, który potwierdzi poniesione koszty za promocję. Co to może być? Na pewno umowa potwierdzająca zlecenie usługi, paragony za wydruk itp.

Jak należy ewidencjonować wydatki z kampanii promocyjnych?

Koszty reklamy najczęściej przedsiębiorcy ponoszą z góry, zaś ich efekty w postaci uzyskania dochodów osiągane są z reguły w dłuższym czasie. Aby mieć porządek w księgach rachunkowych, przedsiębiorca jest zobowiązany do tego, aby w toku ewidencjonowania wszystkich zdarzeń gospodarczych, stosować się do odgórnie przyjętych zasad rachunkowości. Jak w takim razie powinien ewidencjonować wydatki na promocję? W tym przypadku mamy do czynienia z czynnymi rozliczeniami międzyokresowymi, które obejmują dalsze okresy sprawozdawcze, należy więc je rozliczać w czasie. Z kolej czynne rozliczenia międzyokresowe określa się jako rozliczenia, w których moment poniesienia kosztu wyprzedza znacznie wpływ na uzyskane przychody. Koszty z tytułu promocji należy ująć przejściowo w aktywach bilansu przedsiębiorstwa, gdyż przypadają na kolejne okresy sprawozdawcze, w których podlegają aktywowaniu. Wydatki te należy uwzględnić jako poniesienie kosztów prostych z racji opłaconej z góry usługi promocyjnej, jak również zrobić odpisy w księgach rachunkowych aktywowanych kosztów przypadających na odpowiedni okres sprawozdawczy.

Warto pamiętać, że tylko odpowiednie rozliczenie kosztów promocji, uchroni firmę przed nieprzyjemności. W razie trudności w określeniu kosztów i dobraniu sposobu ich rozliczenia lepiej skorzystać z pomocy kogoś doświadczonego.

Artykuł opracowany wspólnie z social press.